cinque passi per organizzare il matrimonio

I CINQUE PASSI PER ORGANIZZARE IL TUO MATRIMONIO

Ho voluto sintetizzare al massimo il processo organizzativo trovando quindi 5 punti cardine su cui ruota tutto intorno.

Sia che tu abbia già deciso di organizzare tutto da sola o che tu abbia deciso di affidarti ad un wedding planner, questi sono punti che è praticamente impossibile evitare.

cinque passi per organizzare il matrimonio

Prenditi un attimo di tempo, carta e penna o quello che vuoi, per segnarti queste cose che potrebbero tornarti utili.

I punti 1 e 2 sono sicuramente intercambiabili come ordine, ma sono i primi da affrontare quando si è deciso di organizzare il matrimonio.

Perché è importante definirli subito?

Definire stile e tema e definire il budget con le sue priorità sono fondamentali per procedere con il lavoro di ricerca.

Quando parlo di definizione dello stile e del tema del matrimonio, al punto 1, (leggi qui la pagina del mio diario in cui spiego cosa sono e la loro differenza) non mi riferisco a qualcosa di esterno, di imposto, ma a qualcosa che vi rispecchia totalmente. Cosa vi piace? cosa non vi piace? partiamo proprio da voi.

Con stile si intende l’impronta che si vuole dare al matrimonio, mentre il tema definisce lo stile rendendolo ancora più unico.

Semplificando ancora di più come hai arredato la tua casa o come pensi di farlo? ti piace classica, moderna, minimal, country ? lo stesso vale per lo stile del tuo matrimonio. Quale senti più nelle tue corde? non ho dubbi se scegli lo stesso che hai pensato per la tua casa.

Per il tema invece potrai giocare con un colore, un elemento che vi accomuna, una passione che avete (vino, viaggi, ecc. ).

Se hai già cominciato a sfogliare riviste di abiti da sposa o segui blog o forum sull’argomento matrimonio, per non parlare di Pinterest, sai già che ci sono degli stili che sono più di tendenza di altri. Per il 2017 molto gettonato è stato lo stile botanical, perfetto con il colore dell’anno definito da Pantone: il Greenery.

via chicvintagebrides.com
ph. alissasaylorphotography.com

i cinque passi per organizzare il tuo matrimonio

Per il 2018 quali saranno stile e colore dell’anno?

Non credo sia così importante perché, come ti dicevo prima, lo stile vi deve rispecchiare, solo così avrete la sensazione di qualcosa di totalmente vostro. Hai presente la sensazione che hai quando, finita un’intensa giornata di lavoro, varchi la porta di casa? Ahhh! respiri e ti ritrovi…ecco proprio a questa stessa sensazione a cui mi riferisco.

Partire da qualcosa che c’è già può solo aiutarvi ad individuare più velocemente quello che vi piace e quello che non vi piace assolutamente. Quindi è una buona idea per iniziare sfogliare, leggere riviste siti per farsi la propria personalissima idea.

Il punto 2 è sempre un po’ ostico, definire budget e priorità fa perdere un po’ di romanticismo soprattutto ad inizio organizzazione quando si ha solo voglia di sognare e fantasticare il giorno “perfetto”. Mi dispiace disilludervi, ma è assolutamente necessario pensare a quanti soldi mettere in conto per tutto il progetto e farlo all’inizio per non avere spiacevoli sorprese alla fine.

Non è necessario andare subito nei dettagli, si parla infatti di “budget ipotetico”, ma è assolutamente importante capire quali sono le vostre necessità e priorità.

Non ci vuole molto a costruire un budget ipotetico infatti, con un’idea iniziale di quanti saranno i vostri invitati, avremo già definito la voce più importante di costo di tutto l’evento, parliamo infatti almeno del 50% del costo totale. Per tutte le altre voci, come affitto location, fotografo, video maker, allestimento floreale, possiamo ipotizzare dei costi “a partire da …” ma prima, dobbiamo capire cosa volete fare e quali sono le vostre priorità. Alcune voci di costo potrebbero già essere azzerate all’inizio perché non ritenute necessarie o perché avete a disposizione gratuitamente delle risorse (ad esempio il ricevimento lo volete fare nel giardino di casa e vostro cugino è fotografo professionista e farà le foto).

Oltre che determinare, sebbene a grandi numeri quanto è il vostro budget, è fondamentale in questa fase iniziale definire le priorità di spesa. Precisando queste riusciamo già a dare un taglio molto personale al vostro progetto. Ci sono cose a cui tenete più di altre; ad esempio: non volete assolutamente risparmiare sul catering ma farete a meno dell’open bar. State così fissando le vostre priorità.

Il punto 3 racchiude in se una grande fetta del lavoro di organizzazione infatti comprende le attività che impegnano di più in termini di tempo. Il lavoro di ricerca dei fornitori per essere il più efficace possibile, come dicevo già al punto 1, deve essere preceduto dal lavoro di definizione dello stile e del budget ipotetico dell’evento. Capirete che è inutile cercare ville prestigiose quando si vuole fare un ricevimento tra i filari di viti. Inoltre se la vostra priorità non è la location e avete previsto un costo massimo di affitto di 2000 euro è chiaro che molte soluzioni si escludono già a priori anche se rientrerebbero nello stile che avete pensato.

C’è un altro elemento che devi considerare quando inizi il lavoro di ricerca location: il luogo dove si svolgerà la cerimonia.

La cerimonia è uno dei momenti più importanti della giornata, anzi è sicuramente il più importante, sia che tu abbia deciso di sposarti anche con rito religioso, sia che tu abbia optato per il solo rito civile. La cerimonia è infatti il momento in cui vi prendete l’impegno formale e diventate marito e moglie avendo come testimoni tutti i vostri cari e la comunità. Se vuoi la cerimonia di svolga nello stesso luogo del ricevimento dovrai solo accertarti che la location che stai valutando preveda la possibilità di fare il rito civile. Molte location danno questa possibilità ma ce ne sono davvero poche dove puoi fare il rito religioso. Se quindi decidi di sposarti in chiesa dovrai valutare che la location per il ricevimento non sia troppo lontana, io considero al massimo una mezz’ora di auto.

Ricerca location: cosa valutare prima di iniziare

  1. Lo stile del matrimonio (la definizione del tema può anche essere fatta in un secondo momento)
  2. Il budget ipotizzato per l’affitto della location (non voglio spendere più di…)
  3. Luogo cerimonia (se diverso da location ricevimento)
  4. Numero invitati al banchetto (piano B pioggia da considerare sempre)

Ultimo della lista sopra, ma non meno importante è il numero degli invitati al ricevimento. Molte location hanno parchi spettacolari e se ti sposi nella bella stagione puoi pensare di farci stare tutte le persone che vuoi, ma se piove? Considera SEMPRE il piano B.

Il piano B deve essere all’altezza del piano A e quindi studiato nei minimi dettagli.

La selezione dei fornitori segue il lavoro di ricerca. Di solito io prevedo una selezione di 3/5 fornitori per tipologia. Restringere la scelta permette di focalizzarsi meglio sulle opzioni da considerare. Tenere troppe possibilità aperte genera confusione è quindi sempre meglio individuare le soluzioni più adatte alla coppia in base ai prerequisiti determinati precedentemente specifici per tipo di fornitore da selezionare (stile,budget,n. invitati, ecc.).

Una volta deciso per un fornitore, la decisione è sempre e solo della coppia, è necessario prendere accordi con il singolo fornitore circa il tipo di servizio pattuito, le modalità di esecuzione dello stesso, le tempistiche e i pagamenti ed è sempre meglio fare tutto per iscritto.  Non preoccupatevi di chiedere sempre accordi scritti, è anche nell’interesse del fornitore fissare bene i paletti.

Il contratto tutela voi, ma tutela anche il fornitore. Chiedetelo sempre.

Siamo quindi arrivati al punto 4. Gestire l’agenda con i fornitori vuol dire utilizzare uno strumento che vi permette di ricordare tutte le scadenze che avete dal momento che confermate un fornitore al giorno del matrimonio e anche dopo.

Sugli accordi scritti presi con ogni fornitore devono essere chiaramente indicati il costo totale per il servizio pattuito e i relativi pagamenti (rate e saldo) con precise tempistiche. Normalmente viene richiesta una caparra confirmatoria per fissare la data ed impegnare formalmente il fornitore. Se la parte che ha versato la caparra diventa inadempiente, l’altra parte può recedere dal contratto e trattenere la caparra a titolo di risarcimento del danno. Se però la parte inadempiente è quella che ha ricevuto la caparra, l’altra parte potrà recedere dal contratto ed esigere il pagamento del doppio della caparra. Vengono così tutelate entrambe le parti.

Gestire l’agenda vuol dire anche tenere sotto controllo incontri, sopralluoghi e tutto quello che serve per la realizzazione del progetto.

Vivere l’evento, il punto 5, è sicuramente la conclusione di un percorso organizzativo vissuto intensamente ma in modo sereno e consapevole. Non tutti ci riescono. Il mio obiettivo come wedding planner è proprio riuscire in questo intento e proprio per questo ho studiato e realizzato il metodo “INSIDEOUT wedding”

Vivere in modo consapevole l’evento è frutto di un percorso organizzativo diverso che vi permette di gestire emozioni e attività in un modo completamente nuovo.

Volete saperne di più ora? Cominciate con leggere qui e non esitate a richiedere gratuitamente l’ebook INSIDEOUT WEDDING – un matrimonio consapevole. Richiedi subito l’ebook qui.

Se avete deciso di fare tutto da soli, vi consiglio caldamente per l’ultimo periodo e per il grande giorno di affidarvi ad un coordinatore. In prima persona sarete impossibilitati quel giorno a gestire le attività e secondo il mio punto di vista non dovreste proprio farlo. Leggete qui la pagina del diario in cui spiego bene cosa fa un coordinatore.