lavoro di squadra

Coordinamento del giorno del matrimonio

Il servizio di Coordinamento del giorno del matrimonio è un servizio che considero assolutamente STRATEGICO soprattutto per chi ha deciso di organizzare tutto da soli. Immaginatevi mesi e mesi di lavoro vanificati da una mancata gestione attenta del giorno del matrimonio.

Come vi renderete conto quel giorno sarete impegnati a fare altro…

Affidare ruoli alle persone vicine come madri e fratelli/sorelle o amici è sicuramente un bel modo di coinvolgere queste persone care nell’organizzazione, ma attenzione alla responsabilità che state delegando. Proprio queste stesse persone, il giorno del matrimonio saranno molto coinvolte emotivamente e ogni compito, anche se semplice, potrebbe essere motivo di tensione e disagio impedendogli di godersi a pieno la vostra festa.

Ma cosa potrebbe succedere proprio quel giorno se abbiamo organizzato tutto nei minimi dettagli?

Può succedere di tutto, dal fornitore che ritarda all’ospite inaspettato, ma è anche vero che se i fornitori coinvolti sono dei bravi professionisti, riescono a tamponare le situazioni che si verificano e molto spesso né voi né i vostri ospiti si accorgono di nulla.

Allora a cosa mi serve un coordinatore?

A differenza di quanto si creda questo servizio non è svolto solo il giorno del matrimonio. Il servizio inizia circa 1 mese prima del matrimonio, può iniziare anche dopo, ma non più tardi di 1 settimana prima delle nozze. In questo periodo voi dovreste già aver scelto tutti i fornitori che interverranno al vostro evento e quindi il coordinatore si mette a vostra disposizione per svolgere le mansioni elencate nel prospetto qui sotto:

coordinamento giorno del matrimonio

Come potete vedere le mansioni indicate nei punti da 1 a 5 sono tutte svolte nel periodo precedente le nozze, mentre le ultime 3 (da 6 a 9) sono svolte proprio il giorno del matrimonio.

In questo schema parlo soprattutto di gestione fornitori ma il servizio di coordinamento include anche la gestione di tutti gli ospiti.

La gestione dei fornitori consiste principalmente nel far lavorare i vari professionisti selezionati dagli sposi nel migliore dei modi verificando unicamente tempistiche di esecuzione e conformità a quanto stabilito negli accordi. Le esigenze specifiche di ogni fornitore legate alla corretta erogazione del loro servizio (spazi e tempi) devono essere valutate in fase di programmazione.

  • Spazi dedicati: tutti i fornitori hanno bisogno di sapere dove mettersi sia durante la fase di preparazione che durante l’erogazione del servizio. (spazi per posizionare materiale, scatole, carico/scarico, cucine, sbarazzo, per preparazione in location)
  • Tempi di preparazione/esecuzione: Ogni fornitore indicherà l’orario migliore di arrivo in location per prepararsi e svolgere al meglio il servizio pattuito.

Essendo la gestione degli ospiti parte integrante del lavoro di coordinamento, le esigenze degli ospiti (transfer, dieta, ecc.) si traducono in attività da gestire il giorno delle nozze.

  • Transfer: Necessità di trasferire gli ospiti dalla/e struttura/e che li ospitano ai luoghi di cerimonia e ricevimento e viceversa.
  • Dieta: Necessità di prevedere menù speciali per ospiti celiaci, con intolleranze/allergie, vegetariani o vegani e bambini.
  • Hostess: Ricevimento ospiti in location, servizio di accompagnamento e accomodamento a tavola, servizio di supporto per tutte le necessità degli ospiti.

Il coordinatore si occupa della programmazione dettagliata di ogni attività, con le relative tempistiche definendo così il Planning della giornata o Programma della giornata che viene condiviso con ogni fornitore e con gli sposi stessi. Fondamentali per la perfetta riuscita dell’evento sono anche le liste degli ospiti utilizzate per i transfer, per agevolare le persone nell’accomodamento a tavola e necessarie al catering/ristorante per curare il servizio alle persone con particolari esigenze alimentari.

Il coordinatore collabora e interagisce con ogni fornitore, con il responsabile di location, con gli ospiti e fa da tramite tra tutti e gli sposi in modo che vengano disturbati e interrotti il meno possibile.

L’obiettivo è di farvi vivere il vostro giorno senza pensieri godendo ogni dettaglio che avete pensato per voi e i vostri ospiti!

Il servizio di coordinamento del giorno del matrimonio è sempre incluso nel servizio di organizzazione completa del matrimonio ma puoi acquistarlo anche separatamente e vivere con il mio aiuto l’ultimo periodo di preparativi.  Vedi qui tutti i miei servizi.