Il programma del giorno del tuo matrimonio: passo per passo.

Manca poco? un paio di settimane ed è arrivato il giorno del tuo matrimonio?…è ormai tempo di impostare il programma della giornata.

Il mio obiettivo con questa pagina del mio diario, è spiegarti bene cos’è, a cosa serve, a chi serve e come fare passo per passo il programma del giorno del tuo matrimonio.  

Cos’è il programma del giorno del matrimonio e a cosa serve?

Il programma della giornata del matrimonio è uno strumento essenziale per coordinare al meglio ospiti e fornitori il giorno del matrimonio. E’ l’elenco dettagliato di tutte le attività che devono essere svolte il giorno del matrimonio. Su tale programma per ogni attività viene indicato l’orario  (QUANDO) cosa succede (COSA), dove succede (QUANDO) e chi è coinvolto (CHI). Per fare questo non servono programmi elaborati, io lavoro con un semplice foglio di calcolo (tipo Excel) la cui intestazione la puoi vedere proprio nell’immagine iniziale. Ogni singolo movimento di persone/cose viene indicato nel programma.

A chi serve il programma del giorno del matrimonio?

Il programma serve principalmente al coordinatore di quel giorno, al wedding planner, o alla persona di fiducia che avete individuato come riferimento di fornitori ed invitati. Serve anche a tutti i fornitori coinvolti perché così sanno esattamente quando e dove erogare il loro servizio e quando si svolgono le altre attività della giornata .

Vediamo allora insieme come impostarlo e compilarlo.

Provo a spiegarti passo per passo, entrando più nel dettaglio:

  1. Crea un foglio di calcolo (tipo Excel) con 4 colonne e più righe. Le righe verranno definite in seguito e dipendono dal numero di attività schedulate. Tieni inoltre presente che ci sono attività che coinvolgono direttamente gli sposi e altre no. Come wedding planner o coordinatore del giorno del matrimonio io faccio sempre due versioni del programma della giornata. Una versione più slim per gli sposi in cui indico tutte le loro attività e quelle dei loro ospiti e una versione più corposa per gli addetti ai lavori in cui indico proprio tutto.
  2. Inserisci come intestazione delle 4 colonne nell’ordine: QUANDO, COSA, DOVE, CHI. Sei gia in crisi con il file? Non ti preoccupare, in fondo all’articolo ti do un aiuto concreto. Nella prima colonna andrai quindi ad indicare l’orario di inizio attività o l’intervallo di tempo in cui si svolge un’attività. Ti faccio degli esempi: “ore 10 arrivo MUA e parrucchiera e inizio preparazione sposa” oppure “ore 13-14 foto preparazione sposa a casa”. Considera che non è detto che ad un orario inizi o si svolga una sola attività, può essere che allo stesso orario in location arrivi il catering e anche il service per il sound system mentre la sposa a casa inizia trucco e parrucco. Indica così per ogni riga nella seconda colonna, anche se avviene allo stesso orario della attività indicata nella riga prima, l’attività che si svolge (arrivo fornitore, partenza per luogo cerimonia ecc.). Diventa così determinante indicare nella terza colonna dove si svolge l’attività programmata. Quindi nello stesso orario possiamo trovare più attività che si svolgono in luoghi diversi con persone diverse. Andiamo quindi a definire meglio scrivendo nella quarta colonna chi svolge l’attività. Chi svolge l’azione o l’attività possono essere gli sposi, gli invitati e i fornitori. Nel caso di fornitori io indico sempre accanto al nome anche uno o più numeri di recapiti telefonici nel caso siano da contattare velocemente da chi non ha il numero in rubrica.
  3. Suddividi la giornata in 3 macro momenti: PREPARAZIONE, CERIMONIA, RICEVIMENTO. Queste sono le tre suddivisioni macroscopiche del giorno del matrimonio. La preparazione riguarda tutto quello che inizia prima della cerimonia, la cerimonia è il fulcro di tutta la giornata, il ricevimento tutto quello che inizia dopo la cerimonia. Attenzione però non è che durante la cerimonia tutto si ferma, anzi…attenzione a quelle attività che iniziano proprio durante il periodo della cerimonia.
  4. Tieni come punto fisso di tutto il programma della giornata l’orario di inizio della cerimonia. E’ il punto cardine in base al quale vengono definiti tutti gli altri orari. Altri fattori da considerare per definire nel modo più preciso la timeline sono:
    • le distanze chilometriche e i relativi tempi di percorrenza tra luogo o luoghi di preparazione degli sposi con luogo della cerimonia e tra luogo della cerimonia con luogo del ricevimento, se non coincidono;
    • la durata prevista della cerimonia. La durata della cerimonia varia anche molto. Se si tratta di cerimonia civile normalmente i tempi sono più ridotti rispetto alla cerimonia religiosa.
  5. Dall’orario della cerimonia vai a ritroso e indica qual’è il primo fornitore che si presenta in location/luogo cerimonia e procedi così fino a fine giornata. Non ti devi inventare nulla, solo essere precisa e attenta, saranno gli stessi fornitori che ti diranno precedentemente a che ora circa devono iniziare ad allestire o preparare la loro postazione per svolgere al meglio il servizio che avete accordato, nei tempi definiti. Una cosa che invece dovrai dire tu a loro è dove potranno mettersi per lavorare. Se non farai sopralluoghi in location con tutti i fornitori, assicurati e segnati ad esempio dove può posizionarsi il cantante per l’aperitivo e il dj per il party. Comunicalo ai diretti interessati e anche al location manager con il quale hai verificato precedentemente dove sono gli attacchi della corrente se necessari. Il coordinatore o wedding planner ti eviterebbe anche tutta questa parte di lavoro.
  6. Indica per ogni riga un’attività con il relativo ORARIO previsto, COSA accade, DOVE accade e CHI è coinvolto. Segna tutto in ordine cronologico. Immagina che una persona che non sa nulla del tuo evento possa comprendere il flusso delle attività con le relative tempistiche.
  7. Ricordati, una volta dettagliate e schedulate tutte le attività, di condividere il programma con ogni fornitore. E’ sufficiente che lo mandi qualche giorno prima dell’evento perché comunque vi siete già accordati a voce. Il programma dettagliato della giornata del matrimonio è utile ai fornitori oltre che per confermare quello che già sanno, ma così lo vedono anche scritto (verba volant, scripta manent) e anche per capire come è impostata la giornata in generale, come si muoveranno gli ospiti in location e come interagire con gli altri fornitori nei tempi e negli spazi.
  8. Affida il programma completo ad una persona di tua fiducia che sai per certo saprà gestire questo importante compito. Questo è sicuramente un punto tosto. Chi potrebbe essere questa persona che si prende questa bella responsabilità? Sicuramente la più adatta è una persona esterna, una persona che è presente in location quando tu sei alla cerimonia. Una sorella o una cara amica sarebbero sopraffatte da un compito così gravoso e non credo che tu voglia che loro non si godano come tutti gli altri la tua festa. Per questo ritengo strategico, soprattutto per chi si è organizzato tutto da sola,  il servizio di coordinamento del giorno del matrimonio. Leggi qui per capire meglio cosa fa il coordinatore.

Il coordinatore del giorno del matrimonio si occupa anche della preparazione del programma della giornata e quindi se hai scelto di affidarti ad un professionista per il coordinamento del tuo matrimonio verifica comunque che sia una delle attività che svolgerà per te. Per me, come hai letto anche nella pagina del mio diario sul coordinamento del matrimonio, è fondamentale.

Se invece prosegui da sola, ti voglio aiutare permettendoti di scaricare gratuitamente il modello base e anche un fac-simile per aiutarti a comprendere ancora meglio come fare.

So come anche le cose più semplici diventino complicate quando siamo in preda alle emozioni.

Ti basta iscriverti qui alla mia newsletter e ti darò il link ai miei files.

Programma del giorno del matrimonio